Datenschutzordnung

Datenschutzordnung der Bewegungs-Sport-Gemeinschaft (BSG) Nordwalde e. V.

1. Präambel

Die BSG (im Folgenden der Verein) verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Angebote, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins, etc.). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.

2. Allgemeines

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sport- und Kursbetrieb und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

3. Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verarbeitungsverzeichnis ein Prozess angelegt.
2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Abteilungs- und ggf. Mannschaftszugehörigkeit, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag.
3. Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landesverbänden, deren Sportarten im Verein betrieben werden, werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen (z.B. Startpass, Spielerpass, Lizenz) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten von Funktionsträgern (Vorstand, Übungsleiter, etc.) an Verbände weitergeleitet, wenn dies für die Durchführung des satzungsgemäßen Zwecks notwendig ist.

4. Verarbeitung personenbezogener Daten von Nicht-Mitgliedern

1. Teilnehmer, Kunden und Vertragspartner

Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Wir erheben, verarbeiten und speichern personenbezogene Daten die für Anbahnung, Durchführung, Aufrechterhaltung und Abwicklung von Vertragsverhältnissen notwendig sind. Diese Daten können sein:

• Nachname
• Vorname
• Geschlecht
• Adresse
• E-Mail Adresse
• Telefonnummer
• Bankverbindung
• Lizenzart und -nummer
• Funktion
• Hausarzt
• Rehabilitationsträger (Krankenkasse)
• Versicherten-Nr. und -Status
• Verordnender Arzt
• Verordnungsrelevante Diagnose, ggf. Nebendiagnose, Anamnese
• Empfohlene Anzahl der wöchentlichen Übungseinheiten
• Daten der Anwesenheit bei Übungseinheiten
• relevante Informationen aus dem Beratungsgespräch
• Inhalte des Fragebogens
• Kurs- bzw. Übungsstundenzuordnung
• Teilnahme an den Übungsstunden

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

• Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten für Teilnehmer, Kunden und Vertragspartner erfolgt in der Regel aufgrund der Erforderlichkeit zur Erfüllung eines Vertrages gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Bei den Vertragsverhältnissen handelt es sich in erster Linie um Vertragsverhältnisse mit dem Verein, außer Mitgliedschaftsverhältnisse.
• Werden personenbezogene Daten erhoben, ohne dass die Verarbeitung zur Erfüllung des Vertrages erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung aufgrund einer Einwilligung nach Artikel 6 Abs. 1 lit. a) i.V.m. Artikel 7 DSGVO.
• Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten, die im Zuge einer Übersendung einer E-Mail übermittelt werden, ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Zielt der E-Mail-Kontakt auf den Abschluss eines Vertrages ab, so ist zusätzliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Die Veröffentlichung personenbezogener Daten im Internet oder in lokalen, regionalen oder überregionalen Online- und Printmedien erfolgt zur Wahrung berechtigter Interessen des Vereins (vgl. Aritkel 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO). Das berechtigte Interesse des Vereins besteht in der Information der Öffentlichkeit durch Berichtserstattung über die Aktivitäten des Vereins. In diesem Rahmen werden personenbezogene Daten einschließlich von Bildern der Teilnehmer, Kunden und Vertragspartner zum Beispiel im Rahmen der Berichterstattung über sportliche Ereignisse des Vereins veröffentlicht.

Zweck der Datenverarbeitung

Zwecke, für die personenbezogenen Daten verarbeitet werden:

Die personenbezogenen Daten werden für die Durchführung des Vertragsverhältnisses verarbeitet, wie Terminabstimmung, Finanzabwicklung, Qualitätssicherung, Wirtschaftlichkeitsprüfung sowie den in Frage kommenden Behörden und Dienststellen.

Darüber hinaus können personenbezogene Daten im Zusammenhang mit vereinsrelevanten Ereignissen einschließlich der Berichterstattung hierüber auf der Internetseite des Vereins, in Auftritten des Vereins in Sozialen Medien sowie auf Seiten der Fachverbände veröffentlicht und an lokale, regionale und überregionale Printmedien übermittelt werden.

Die Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Personenbezogene Daten von Teilnehmer, Kunden, Vertragspartnern werden nur im Einzelfall im Zuge von uns weitergegeben, an

• öffentliche Stellen und Institutionen (z. B. Finanzbehörden, Sozialversicherungsträger, Gerichte, etc.) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung
• durch uns eingesetzte Auftragsverarbeiter (Art. 28 DS-GVO) insbesondere im Bereich IT-Dienstleistungen, die Ihre Daten weisungsgebunden für uns verarbeiten
• sonstige Stellen, für die Sie Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung (z. B. Unfallversicherung) erteilt haben.

Bei Teilnehmern von Rehabilitationssport-Angeboten werden zur der inhaltlichen Gestaltung und Verwaltung der Übungseinheiten an die zugeordnete/n Übungsleitung/en sowie ggf. an den betreuenden Arzt des Vereins weitergegeben sowie zur allgemeinen Verwaltung, der Abrechnung des ärztlich verordneten Rehabilitationssport und ggf. der Meldung bei einer Unfallversicherung an die entsprechenden beauftragte/n Person/en des Vereins weitergegeben. Im Rahmen der Abrechnung werden diese Daten an ein Abrechnungszentrum, welches eine Abrechnung gemäß §302 SGB V durchführt und/oder an den jeweiligen Rehabilitationsträger nach §6 SGB IX übermittelt.

Daten der Bankverbindung werden zum Zwecke der Finanzabwicklung an die jeweilige Bank weitergeleitet.

Eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt.

Dauer der Speicherung

Die personenbezogenen Daten werden für die Dauer der Mitgliedschaft gespeichert.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Mit Beendigung der Mitgliedschaft werden die Datenkategorien gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen weitere zehn Jahre vorgehalten und dann gelöscht. In der Zeit zwischen Beendigung der Mitgliedschaft und der Löschung wird die Verarbeitung dieser Daten eingeschränkt. Sensible Kategorien (z.B. Bankdaten, Gesundheitsdaten, etc.) werden mit Beendigung der Mitgliedschaft gelöscht bzw. gesperrt.

Bestimmte Datenkategorien werden zum Zweck der Vereinschronik im Vereinsarchiv gespeichert. Hierbei handelt es sich um die Kategorien Vorname, Nachname, Zugehörigkeit zu einer Mannschaft, Funktion, Ehrenamt, besondere sportliche Erfolge oder Ereignisse, an denen die betroffene Person mitgewirkt hat. Der Speicherung liegt ein berechtigtes Interesse des Vereins an der zeitgeschichtlichen Dokumentation von sportlichen Ereignissen und Erfolgen und der jeweiligen Zusammensetzung der Mannschaften und des Vereins zugrunde.

Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Der Nutzer hat jederzeit die Möglichkeit, seine Einwilligung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu widerrufen. Nimmt der Nutzer per E-Mail Kontakt mit uns auf, so kann er der Speicherung seiner personenbezogenen Daten jederzeit widersprechen. In einem solchen Fall kann die Konversation nicht fortgeführt werden.

Alle personenbezogenen Daten, die im Zuge der Kontaktaufnahme gespeichert wurden, werden in diesem Fall gelöscht.

2. Interessenten

Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Wir erheben, verarbeiten und speichern personenbezogene Daten die zur Anbahnung eines Vertragsverhältnisses notwendig sind. Hierfür ist die Kontaktaufnahme über die bereitgestellte E-Mail-Adresse möglich. In diesem Fall werden die mit der E-Mail übermittelten personenbezogenen Daten des Nutzers gespeichert. Gleiches gilt für die postalische Übermittlung von personenbezogenen Daten.

Inhalt dieser Daten sind abhängig von dem an uns übermittelten Umfang.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

• Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten, die im Zuge einer Übersendung einer E-Mail oder postalisch (Schriftform) übermittelt werden, ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Zielt der Kontakt auf den Abschluss eines Vertrages ab, so ist zusätzliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Daten ist bei Vorliegen einer Einwilligung des Nutzers Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sofern vorstehendes nicht relevant ist.

Zweck der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten dient allein zur Bearbeitung der Kontaktaufnahme. Im Falle einer Kontaktaufnahme liegt hieran auch das erforderliche berechtigte Interesse an der Verarbeitung der Daten.

Zwecke, für die personenbezogenen Daten verarbeitet werden, können sein:

• Antrag auf Mitgliedschaft
• Teilnahme an Vereinsangeboten
• Abschluss von Vereinbarungen
• Austausch und Abstimmung von operativen oder administrativen Vorgängen
• Anfragen

Die Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Es findet keine Weiterleitung statt für die keine Einwilligung vorliegt.

Dauer der Speicherung

Die personenbezogenen Daten werden für die Dauer der Mitgliedschaft gespeichert.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Mit Beendigung der Mitgliedschaft werden die Datenkategorien gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen weitere zehn Jahre vorgehalten und dann gelöscht. In der Zeit zwischen Beendigung der Mitgliedschaft und der Löschung wird die Verarbeitung dieser Daten eingeschränkt. Sensible Kategorien (z.B. Bankdaten, Gesundheitsdaten, etc.) werden mit Beendigung der Mitgliedschaft gelöscht bzw. gesperrt.

Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Der Nutzer hat jederzeit die Möglichkeit, seine Einwilligung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu widerrufen. Nimmt der Nutzer per E-Mail Kontakt mit uns auf, so kann er der Speicherung seiner personenbezogenen Daten jederzeit widersprechen. In einem solchen Fall kann die Konversation nicht fortgeführt werden.

Alle personenbezogenen Daten, die im Zuge der Kontaktaufnahme gespeichert wurden, werden in diesem Fall gelöscht.

5. Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen, in der Vereinszeitung, in Internetauftritten und Printmedien des Vereins veröffentlicht als auch an die Presse weitergegeben.
2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse, Torschützen, Alter oder Geburtsjahrgang.
3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
4. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands, der Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter und der Übungsleiterinnen und Übungsleiter mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse, Anschrift und Telefonnummer veröffentlicht.

6. Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Geschäftsführer gemäß Satzung zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.

Der Geschäftsführer gemäß Satzung stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

7. Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, Abteilungsleitern, Übungsleitern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.
3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden (siehe auch Verpflichtung auf Vertraulichkeit).

8. Kommunikation per E-Mail

1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen oder externen funktionsnotwendigen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.
2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinanderstehen sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.

9. Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter, Übungsleiterinnen und Übungsleiter), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

10. Datenschutzbeauftragter

Sobald im Verein in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat der Verein einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Die Auswahl und Benennung obliegt dem Vorstand nach § 26 BGB. Der Vorstand hat sicherzustellen, dass die benannte Person über die erforderliche Fachkunde verfügt. Vorrangig soll ein interner Datenschutzbeauftragter benannt werden. Es kann auch ein externer Datenschutzbeauftragter auf der Basis eines Dienstvertrages beauftragt werden.

11. Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

1. Der Verein unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Beauftragten für Öffentlichkeitsarbeit. Änderungen dürfen ausschließlich durch den Beauftragten Öffentlichkeitsarbeit, dem Geschäftsführer oder dem Administrator vorgenommen werden.
2. Der Beauftragte Öffentlichkeitsarbeit ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.
3. Abteilungen, Gruppen und Mannschaften bedürfen für die Einrichtung eigener Internetauftritte (z.B. Homepage, Facebook, Twitter) der ausdrücklichen Genehmigung des geschäftsführenden Vorstandes. Für den Betrieb eines Internetauftritts haben die Abteilungen, Gruppen und Mannschaften Verantwortliche zu benennen, denen gegenüber der Beauftragte Öffentlichkeitsarbeit weisungsbefugt ist. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen des Beauftragten Öffentlichkeitsarbeit, kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach § 26 BGB ist unanfechtbar.

12. Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder -weitergabe ist untersagt.
2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.

13. Inkrafttreten

Die Datenschutzordnung tritt mit der Genehmigung des geschäftsführenden Vorstandes in Kraft.

Nordwalde, 01.09.2021

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